El sistema ofrece dos formas de enviar recordatorios sobre contribuciones no pagadas a los padres. La primera está disponible por defecto en una versión manual del módulo de contribución. La segunda forma requiere tener acceso al módulo de mensajería masiva, gracias al cual podrá enviar SMS y correos electrónicos a los padres con pagos atrasados. Encontrará más información sobre el módulo de mensajes masivos en los siguientes capítulos.
Para comenzar a enviar el recordatorio de pago de cuota manualmente, haga clic en el avión de papel azul en la última columna de la tabla. El color gris del icono significa que la cuenta del padre aún no se ha activado y, por lo tanto, no es posible enviar el recordatorio. Al hacer clic en el icono azul se abrirá su cliente de correo electrónico, puede ser Outlook, Gmail o Thunderbird, pero recuerde que el cliente de correo electrónico debe estar configurado. Cuando abra el cliente de correo electrónico, se generará un correo predefinido y listo para enviar.
La segunda opción para enviar notificaciones de atrasos es utilizar el módulo de mensajería masiva. Para usar esta opción, vaya a la lista de contribuciones, luego vaya a la contribución específica. Debajo de la tabla, en la esquina inferior izquierda de la pantalla, encontrará un botón azul "enviar un recordatorio". Al hacer clic en él, verá una ventana con los destinatarios.
En la ventana de selección de destinatarios, debe seleccionar las personas a las que enviará un recordatorio. Por defecto, el sistema selecciona a todas las personas que tienen algún atraso actual. Por supuesto, la decisión final sobre a quién se enviará la notificación depende de usted.
En el siguiente paso, será trasladado a la ventana del configurador de mensajes. Aquí definirá la forma de enviar la notificación. Puede elegir entre SMS, correo electrónico o ambos. Por supuesto, para enviar estos tipos de mensajes en el perfil del padre, debe completar el número de teléfono y la dirección de correo electrónico. Sin estos datos, no será posible enviar un mensaje masivo.
También puede elegir a qué dirección desea que se envíe la respuesta, quién es el remitente del mensaje, el título del mensaje y el nombre abreviado que será visible como remitente en caso de enviar un SMS. El nombre predeterminado es ProTrainUp, pero si desea establecer su propio nombre, contáctenos. También puede programar el tiempo de envío de su mensaje hasta 72 horas.
El siguiente paso es preparar el contenido del mensaje. En el caso de un recordatorio de cuota, el contenido del mensaje se genera dinámicamente para cada destinatario. El valor de los atrasos en el día de planificar un envío aparece automáticamente. Además, tiene la posibilidad de insertar etiquetas dinámicas, que encontrará en el lado izquierdo del formulario (texto rojo). Al colocarlas en el contenido, el sistema insertará automáticamente, por ejemplo, el nombre del destinatario en cada mensaje.